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Verwaltungsgemeinschaft Obermichelbach-Tuchenbach  |  E-Mail: info@vg-obermichelbach-tuchenbach.de  |  Online: http://www.vg-obermichelbach-tuchenbach.de

Bericht über die Sitzung der Gemeinschaftsversammlung vom 26.10.2010

Protokoll

Tagesordnung:


a) öffentliche Sitzung

1.   Anerkennung der Niederschrift über den öffentlichen Teil der Sitzung vom 9. Juni 2010

2.   Personalkostenabrechnung für die Kinderspielgruppe Tuchenbach und „Zwetschgerle" Obermichelbach durch die Verwaltungsgemeinschaft

3.   Haushalt 2011; Beratung und Beschlussfassung

4.   Mitteilungen und Anfragen

 

b) nichtöffentliche Sitzung

 

 

 

 

a) öffentliche Sitzung

Tagesordnungspunkt a 2

Personalkostenabrechnung für die Kinderspielgruppe Tuchenbach und „Zwetschgerle" Obermichelbach durch die Verwaltungsgemeinschaft

 

Vorlage der Verwaltung:

 

„Die Verwaltungsgemeinschaft erledigt bereits seit den 80er Jahren die Personalkostenabrechnung für den privaten Verein Kinderspielgruppe in Tuchenbach ohne Kostenbeteiligung. Dies lief bisher ohne größeren Aufwand nebenbei mit.

 

In den letzten Jahren hat sich jedoch gezeigt, dass durch mehr Personal, häufigen Personalwechsel, ständiger Wechsel der Arbeitszeiten, häufiger Mutterschutzzeiten usw. zwischenzeitlich der Zeitaufwand für die Kinderspielgruppe alleine die Hälfte der für die gesamte Personalverwaltung benötigten Zeit erfordert. Nachdem nun auch in Obermichelbach der Verein „Zwetschgerle" die Krippe übernehmen will und für sein Personal beabsichtigt, die Personalkostenabrechnung durch die VG vornehmen zu lassen, ist diesbezüglich Beratungsbedarf vorhanden.

 

Die Verwaltung ist nicht in der Lage, mit der vorhandenen Personalausstattung noch zusätzliche Arbeiten zu übernehmen. Deshalb ist angedacht, die Stelle im Sekretariat durch eine Stundenerhöhung auf Vollzeit, wie jetzt vorübergehend eingerichtet, auf Dauer zu belassen, ebenso wie die 2. Stelle in der Finanzverwaltung, welche dann hälftig die gesamte Personalabrechnung erledigen würde.

 

Allerdings stellt sich dann die Frage nach einer Kostenbeteiligung durch die beiden privaten Träger an den Kosten ihrer Personalabrechnung."

 

Die Kämmerin erklärt auf Anfrage, dass die Personalverwaltung momentan 1/3 bis ½ der Arbeitszeit eines Mitarbeiters in Anspruch nimmt und wegen des häufigen Personalwechsels, Wechsel der Wochenstunden, Mutterschutz usw. im Bereich der Kinderspielgruppe ein hoher Zeitaufwand erforderlich ist.

 

Bürgermeister Eder meint, dass der Zeitaufwand geringer werden müsste, wenn die Krippe längere Zeit besteht. Auch ist er froh, wenn durch flexible Arbeitszeit kein zusätzliches Personal erforderlich ist. Auf jeden Fall sollte die Kostenfreiheit beibehalten werden. Es sollte geprüft werden, ob nicht die Abrechnung vergeben werden könnte.

 

Ein Mitglied kann aufgrund der EDV-Ausstattung den Aufwand für die Personalabrechnung nicht nachvollziehen. Als wichtige Grundlage wären die Abrechnungskosten pro Arbeitnehmer zu benennen und es müsste geprüft werden, ob Vorgänge optimiert werden können.

 

Es wird als wichtig angesehen, den Aufwand zu ermitteln und genaue Zeiten für die Personalabrechnung an sich und verteilt auf die einzelnen Mandanten aufzuzeigen. Es fehlt eine Analyse der Prozesse.

 

Auch wird die Meinung vertreten, dass über die Produktgruppen eine solche Auswertung möglich sein müsste.

 

Die Kämmerin ergänzt, dass 53 Mitarbeiter abgerechnet werden und trotz EDV ein erheblicher Aufwand für das Sammeln der Daten und die Aufbereitung, gerade bei häufigen Personalwechseln, erforderlich ist. Über die Kosten- und Leistungsrechnung wird später eine Kostenermittlung leichter möglich sein, ist derzeit aber noch nicht so weit. Auch besteht momentan zeitlich kein Spielraum, nebenbei Zeitaufzeichnungen zu führen.

 

Der Geschäftsstellenleiter stellt klar, dass auch bei einer Vergabe der Abrechnung die Vor- und Aufbereitungsarbeiten in der Verwaltung verbleiben. Diese stellen den überwiegenden Zeitaufwand dar, welcher oft in der Klärung von Fragen der Kranken- und Rentenversicherung oder im Arbeits- und Tarifrecht besteht.

 

Auch Vorsitzender Jäger sieht aufgrund der momentanen Arbeitssituation im Bereich Finanzen und Personal keine Möglichkeit für eine genaue Abgrenzung.

 

Ein anderes Mitglied sieht die momentane Fragestellung dahingehend, inwieweit die Übernahme der Abrechnung für die Zwetschgerle zusätzlich möglich ist und welcher zusätzliche Personalaufwand damit verbunden ist. Das Problem der Prozessanalyse und Zeiterfassung ist momentan nicht lösbar.

 

Vorsitzender Jäger findet die Mehrbelastung für das vorhandene Personal nicht zumutbar und unmöglich. Es ist deshalb beabsichtigt, die jetzt als Übergangslösung bestehende Stellenerweiterung auf Dauer zu belassen und zwar die 2. Stelle in der Finanzverwaltung in Vollzeit ausschließlich für Kämmerei und Personalverwaltung und die Erweiterung der Sekretariatsstelle von 23 Wochenstunden auf Vollzeit.

 

Bürgermeister Eder stellt fest, dass sich die Verwaltungskostenumlage wesentlich erhöht hat und wieder fallen müsste.

 

Dies wird in Bezug auf die Personalsituation vor allem auch die Doppikeinführung zurückgeführt, welche von der Gemeinschaftsversammlung selbst gewollt war.

 

Die Kämmerin jedoch hält den zusätzlichen Aufwand nicht nur durch das Projekt verursacht, sondern auch in den neuen Maßnahmen und häufigen Sitzungen zurück. Allerdings erfordert das Projekt auch künftig zusätzlichen Personalaufwand.

 

Vorsitzender Jäger stimmt dem zu und sieht auch für die Zukunft noch anstehende Maßnahmen gerade in den Bereichen Jugend und Senioren für erforderlich, die auch die Gemeinde Tuchenbach betreffen werden. Der Aufwand für die Kinderbetreuungseinrichtungen ist jedenfalls getrennt zu erfassen, dadurch transparent zu machen und ggf. künftig in die Gebühren einzukalkulieren.

 

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, die Personalkostenabrechnung für die Kinderspielgruppe Tuchenbach weiterhin und für die „Zwetschgerle" Obermichelbach künftig zu übernehmen und das hierfür erforderliche Personal zur Verfügung zu stellen.

 

 

 

Tagesordnungspunkt a 3

Haushalt 2011; Beratung und Beschlussfassung

 

Die Kämmerin beantwortet die Fragen der Mitglieder bezüglich des Entwurfs der Haushaltssatzung mit dem ersten doppischen Haushalt und Stellenplan.

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt die Haushaltssatzung 2011 mit ihren Anlagen Haushaltsplan und Stellenplan.

 

 

 

Tagesordnungspunkt a 4

Mitteilung und Anfragen

 

Es ergeht nochmals der Hinweis, dass bei der Streichung oder Kürzung von Beiträgen für das Mitteilungsblatt die Verfasser nicht verständigt wurden.

 

Vorsitzender Jäger sagt zu, die entsprechende Anweisung nochmals bekräftigen.

 

 

Die Jahresabschlusssitzung ist für Dienstag, 14.12.2010 um 19:30 in Tuchenbach vorgesehen.

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