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Verwaltungsgemeinschaft Obermichelbach-Tuchenbach  |  E-Mail: info@vg-obermichelbach-tuchenbach.de  |  Online: http://www.vg-obermichelbach-tuchenbach.de

Bericht über die Sitzung der Gemeinschaftsversammlung vom 9. Juni 2010

Protokoll

Verwaltungsgemeinschaft

Obermichelbach-Tuchenbach

 

Internetprotokoll

über den öffentlichen Teil

 

der Sitzung der Gemeinschaftsversammlung vom 9. Juni 2010

im Sitzungssaal des Rathauses in Obermichelbach

 

 

Zur Sitzung war außerdem geladen und erschienen: Frau Schneider, Herr Linke und Herr Fiedler der Firma adKOMM zu TOP a 2 und a 3, Kämmerin Silke Morjan

 

 

Tagesordnung:

a) öffentliche Sitzung

1.       Anerkennung der Niederschrift über den öffentlichen Teil der Sitzung vom 03. März 2010

2.       Doppikeinführung; Vorstellung der Produktbücher durch die Firma adKOMM, anschließend Beschlussfassung

3.       Doppikeinführung; Leitbild >> Ergänzung und Beschluss

4.       Homepage; Vorstellung des neuen Internetauftritts

5.       Mitteilungen und Anfragen

 

b) nichtöffentliche Sitzung

 

 

 

a) öffentliche Sitzung

 

Tagesordnungspunkt a 2

Doppikeinführung; Vorstellung der Produktbücher durch die Firma adKOMM, anschließend Beschlussfassung

Frau Schneider berichtet zunächst über den aktuellen Projektstand, welcher sich folgendermaßen darstellt:

 

Teilprojekt Vermögen:

Aktueller Stand Obermichelbach:

Erfassung des beweglichen Vermögens auf Zähllisten abgeschlossen und teilweise Übernahme in Anlagenbuchhaltung erfolgt

 

Zusammenstellung aller Investitionsausgaben von 2003 bis 2009 abgeschlossen

Straßenerfassung und Zustandsdokumentation abgeschlossen für die OT:
§ Rothenberg
§ Untermichelbach

Straßenerfassung und Zustandsdokumentation in Obermichelbach zu 60% abgeschlossen

Straßenbewertung:

 

Definition von 6 Zustandsklassen

Festlegung der Nutzungsdauer je Bauklasse

Straßen jünger 10 Jahre ab 01.01.2011 Bewertung über AHK

Straßen älter 10 Jahre Bewertung mittels Erfahrungswerten

 

Überprüfung Gebäudewerte erforderlich aufgrund investiver Maßnahmen in 2009 und 2010

 

Inventur der Kernverwaltung erfolgt als Buchinventur, da Neuanschaffungen in 2010

Zusammenstellung aller Investitionsausgaben von 2008 bis 2009 abgeschlossen

Erfassung und Bewertung der Straßen offen

Abschluss Erfassung bis 08/2010

Bewertung siehe Obermichelbach

Ausblick:

Vollständige Erfassung und Bewertung des unbeweglichen Anlagevermögens bis 31. Dezember 2010

Vollständige Erfassung und Bewertung des beweglichen Anlagevermögens bis 31. März 2011

Teilprojekt Produkthaushalt /öDoppik:

Überleitung:
Die Überleitungsarbeiten für die Gemeinden Obermichelbach, Tuchenbach und die VG wurden Mitte April 2010 abgeschlossen

Bildung der Produktbeschreibungen abgeschlossen

Die HH-Ansätze 2010 wurden für die VG vollständig übergeleitet

Entwurf des doppischen Haushalts 2010 auf Basis kameraler Daten wurde erstellt

Ausblick:

Bilden von Zielen und Kennzahlen

Parallelphase 2. Halbjahr 2010

Beginn Planung Produkthaushalt 2011 ab September 2010

Organisation der Buchhaltung

Durchführungen von Schulungen


Teilprojekt Organisation:

Beschluss Produktplan für Obermichelbach, Tuchenbach und VG durch Gemeinderäte

Mitwirken der Gemeinderäte bei der Bildung von Zielen und Kennzahlen

Schulung der Gemeinderäte zum Produkthaushalt 2011 im 3. Quartal


Die Verwaltung informiert darüber, dass aufgrund personeller Engpässe des Ziel 31.12.2010 kaum erreichbar ist und eine Verschiebung bis spätestens 31.3.2011 in Erwägung zu ziehen ist.

Seitens der Gemeinschaftsversammlung wird darauf hingewiesen, dass jede Verschiebung auch Mehrarbeit bedeutet, und deshalb vermieden werden sollte.
Andererseits ist die Genauigkeit der Erfassung wichtiger als die termingerechte Zielerreichung.

Herr Linke, Firma adKOMM stellt anschließen die Unterschiede zwischen Kameralistik und kommunaler Doppik anhand einer Präsentation vor:

Anschließend stellt er die Produktbücher vor. Auf Grundlage der studentischen Arbeit wurden von der Verwaltung in Zusammenarbeit mit der Firma adKOMM Kurzbeschreibungen und die Leistungen der Mitgliedsgemeinden und der VG überprüft und angepasst. Die Ziele des Leitbildes und die Kennzahlen müssen noch zu einem späteren Zeitpunkt nachgetragen werden.

 

Herr Linke sieht es als primär an, dass das Leitbild definiert wird, aus dem die jetzige Sicht auf das Darstellungsbild in 10 Jahren erkennbar ist, aus dem die Ziele abgeleitet werden und diese letztendlich konkrete Maßnahmen beinhalten.

 

Anschließend erfolgt die Vorstellung des neuen doppischen Haushalts mit Finanzplan, Ergebnisplan, Teilergebnishaushalt, Teilfinanzhaushalt und Haushaltsquerschnitt.

 

Seitens der Gemeinschaftsversammlung wird die Auffassung vertreten, dass die Produktbücher zur Kenntnis genommen werden, jedoch kein Beschluss für erforderlich gehalten wird, weil diese leben und ständig angepasst werden sollten.

 

Lt. Verwaltung sollte zumindest über die vorgegebene Struktur beschlossen werden sollte.

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt die Struktur der vorgelegten Produktbücher, die so in den doppischen Haushalt übernommen werden können.

 

 

Tagesordnungspunkt a 3

Doppikeinführung; Leitbild >> Ergänzung und Beschluss

Für das NKF-Projekt ist ein Leitbild erforderlich, in welchem die Ziele der Verwaltungsgemeinschaft dargestellt sind. Dieses Leitbild wurde von der Verwaltung erstellt, vom VG-Vorsitzenden befürwortet und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgestellt. Diese haben bekundet, diese Ziele mittragen zu können.

 

Vorsitzender Jäger berichtet, dass aus mehreren Leitbildern von Verwaltungen im Internet das am meisten zutreffende ausgewählt, in Absprache mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ergänzt und angepasst wurde.

 

In der Diskussion wird nochmals klargestellt, dass es sich ausschließlich um ein Leitbild der Verwaltungsgemeinschaft, insbesondere der Verwaltung handelt, welches sich mit Leitbildern der Mitgliedsgemeinden in einzelnen Punkten decken kann, jedoch nicht in allen Punkten decken muss.

 

Das Leitbild soll tatsächlich eine Leitlinie für alle Mitarbeiter sein und in geeigneter Weise in der Verwaltung, wie auch nach außen hin bekannt gemacht werden.

 

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt folgendes

„Leitbild der

Verwaltungsgemeinschaft Obermichelbach-Tuchenbach

 

 

Leitlinien unseres Handelns

  • Wir stellen uns in den Dienst der Bürgerinnen und Bürger und sehen diese als unsere Kunden. Sie stehen im Zentrum unseres Handelns.
  • Wir gehen mit den uns anvertrauten Befugnissen und Ressourcen verantwortungsvoll und wirtschaftlich um.
  • Wir treten ein für den Ausgleich widerstreitender Interessen und wir schöpfen die Möglichkeiten partnerschaftlicher Zusammenarbeit im Rahmen des geltenden Rechts aus.
  • Wir fördern die Akzeptanz unseres Handelns insbesondere durch nachvollziehbare Begründungen.
  • Wir tragen zu einem positiven Bild unserer Behörde in der Öffentlichkeit bei. Dazu gehört auch die geeignete Vorstellung der Mitarbeiter in den unterschiedlichen Medien.
  • Wir geben den Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit, unsere Arbeit und Bürgerfreundlichkeit zu bewerten. Sie können ihre Anliegen auf einfachem Weg vorzubringen.
  • Durch Eigenverantwortlichkeit, Sorgfalt und Eigeninformation stellen wir sicher, dass wir die Bürgerinnen und Bürger umfassend und qualifiziert beraten.
  • Wir sind bestrebt, die Bürgerinnen und Bürger über die Verwaltung ausreichend zu informieren und möglichst viele Sachinformationen knapp und verständlich zur Verfügung zu stellen. Hierzu nutzen wir sowohl Druckmedien (Mitteilungsblatt), wie auch elektronische Medien (Homepage).
  • Wir stellen moderne Kommunikationsmöglichkeiten bereit, um unnötige Behördengänge zu vermeiden. Wir sind aber auch persönliche Ansprechpartner unserer Bürgerinnen und Bürger und stellen dies durch ausreichende Sprechzeiten sicher. Dabei vermeiden wir unnötige Wartezeiten.

Unsere Beziehung zu den Mitgliedsgemeinden

  • Wir stellen unsere Arbeitsleistung den beiden Mitgliedsgemeinden gleichermaßen zur Verfügung.
  • Wir sind Ansprechpartner für alle Bürgermeister und Gemeinderatsmitglieder und pflegen eine gute Zusammenarbeit und Information.

Leitlinien unseres Umgangs miteinander

  • Wir tragen zu einem guten Betriebsklima bei. Wir verhalten uns kollegial, informieren uns zeitgerecht und umfassend. Wir sind loyal und erwarten Loyalität. Gegenseitige Wertschätzung ist für uns selbstverständlich. Wir versuchen, für Schwächen der Kollegen Verständnis zu zeigen und diese durch Motivation hinsichtlich der Stärken auszugleichen.
  • Wir achten auf Chancengleichheit und treten jeglicher Art der Diskriminierung konsequent entgegen.
  • Persönliche Belange, die Arbeitszufriedenheit, die Fortbildung sowie die Vereinbarung von Zielen sind Gegenstand regelmäßiger Gespräche.
  • Wir erkennen Leistung an. Arbeitsergebnisse werden objektiv und transparent bewertet.
  • Selbständigkeit und Eigenverantwortung sind auf allen Ebenen gefordert. Wir erweitern kontinuierlich unsere Qualifikation.
  • Wir fördern Zusammenarbeit und Teamgeist über alle Hierarchieebenen hinweg. Wir stehen neuen Arbeitsformen und -techniken aufgeschlossen gegenüber. Deshalb werden Mitarbeiter, die von solchen Neuerungen betroffen sind, in die Vorbereitungs- und Entscheidungsphase eingebunden.
  • Wir betrachten unser Wirken nicht nur in Bezug auf unser Tätigkeitsfeld, sondern im Zusammenhang der gesamten Verwaltung. Hierzu gehört auch das Wissen um die Zuständigkeiten und Tätigkeiten der Kollegen.
  • Wir sprechen nach außen mit einer Stimme. Meinungsverschiedenheiten klären wir intern.

 

Schlusswort:

Eine offene Informationspolitik ist genauso wichtig wie die Bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sich in den Prozess einzubinden. Und daher verwirklichen und entwickeln wir das Leitbild in unserer Arbeit und im Umgang miteinander. Wir sind bestrebt, ein Vorbild für eine moderne, aufgeschlossene, kompetente, leistungsstarke und bürgerfreundliche Verwaltung zu sein."

 

 

Tagesordnungspunkt a 4

Homepage; Vorstellung des neuen Internetauftritts

Der neue Internetauftritt ist fast fertig gestellt. Die Seite ist nach der Übernahme über www.obermichelbach.de und www.tuchenbach.de genauso zu erreichen.

 

Bzgl. der eigenen Seiten der Arbeitskreise innerhalb des gemeindlichen Auftritts muss sichergestellt werde, dass diese Seiten neutral bleiben und die Gemeinde die inhaltliche Kontrolle hat.

 

Es besteht die Möglichkeit, über das Redaktionssystem eine Freigabeverpflichtung der entsprechenden Seiten einzurichten. Änderungsprozesse sind außerdem immer nachvollziehbar.

 

Die Gemeinschaftsversammlung vertritt die Auffassung, dass die Verwaltungsgemeinschaft die volle Kontrolle über diese Seiten ausübt. Es muss jedoch auch sichergestellt sein, dass eine Freigabe der Änderungen dieser Seiten auch im Vertretungsfall klappt.

 

Außerdem soll der Chatroom entfernt werden. Es sollen möglichst viele elektronische Formulare zur Verfügung gestellt werden, soweit dies mit vertretbaren Kosten möglich ist.

 

 

Tagesordnungspunkt a 5

Mitteilungen und Anfragen

Es liegen keine Mitteilungen und Anfragen in öffentlicher Sitzung vor.

 

 

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