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Verwaltungsgemeinschaft Obermichelbach-Tuchenbach  |  E-Mail: info@vg-obermichelbach-tuchenbach.de  |  Online: http://www.vg-obermichelbach-tuchenbach.de

Sitzung der Gemeinschaftsversammlung am 19.12.2012

Bericht

Verwaltungsgemeinschaft

Obermichelbach-Tuchenbach

 

 

Internetbericht

über den öffentlichen Teil

 

der Sitzung der Gemeinschaftsversammlung vom 19. Dezember 2012

im Sitzungssaal des Rathauses in Obermichelbach

 

 

 

 

Tagesordnung:

a) öffentliche Sitzung

1.    Anerkennung der Niederschrift über den öffentlichen Teil der Sitzung vom 12.09.2012

2.    Bericht über Vollzug der letzten Beschlüsse

3.    EDV-Neukonzeption

4.    Haushalt 2013; Beratung und Beschlussfassung

5.    Abendöffnungszeiten der Verwaltung

6.    Ernennung eines/r stellvertretenden Leiters/-in für das Standesamt

7.    Mitteilungen und Anfragen

 

b) nichtöffentliche Sitzung

 

 

Tagesordnungspunkt a 2

Bericht über Vollzug der letzten Beschlüsse

Geschäftsstellenleiter Weißlein berichtet, dass die Verträge über die Nutzung von AutiSta mit der AKDB geschlossen wurden, ebenso die Vereinbarung über die Nutzung der Geobasisdaten. Seit der November-Abrechnung wird die Personalkostenabrechnung von VOCUS durchgeführt.

 

Wegen der Übertragung der Standesamtsaufgaben wurde mit dem Vorsitzenden der VG Veitsbronn, Herrn Lerch  gesprochen, der keine Möglichkeit sieht, mit dem vorhanden Personal die Aufgaben zu übernehmen, außer wir würden eine halbe Kraft voll zahlen. Puschendorf hat sich inzwischen anderweitig orientiert.

 

Vorsitzender Jäger wendet ein, dass er inzwischen mit dem Geschäftsstellenleiter von Veitsbronn gesprochen hat und dieser evtl. doch einen zusätzlichen Stellenbedarf in nächster Zeit sieht. Somit könnte sich doch noch eine Lösung abzeichnen.

 

 

Tagesordnungspunkt a 3

EDV-Neukonzeption

Vorsitzender Jäger erklärt, dass die Notwendigkeit einer neuen EDV besteht und dass deshalb ein Gesprächstermin des Geschäftsstellenleiters mit Herrn Goebel und Herrn Hümmer stattgefunden hat, um eine grobe Planung vornehmen zu können.

 

Geschäftsstellenleiter Weißlein stellt folgendes Konzept vor, welches noch durch 2 Grafiken des Ist- und Sollzustands ergänzt wird:

 

Zielsetzung:       Wesentliche Verbesserung der Performance

Verringerung des Wartungsaufwands

Externe EDV-Betreuung

Höhere Datensicherheit

Ersatz Emailverkehr (Ablösung KEN!)

Neuer Virenschutz

 

Lösung:             Neue Serverhardware (Datenbank- und Fileserver, Applikationsserver)

Thin-Client-Lösung zur Verringerung des Administrationsaufwands

Räumlich getrennte Backuplösung (unter Verwendung des alten Servers)

Emailspeicherung bei Host Europe

 

Zeitlicher Ablauf:

 

Kurzfristige Maßnahmen bis Ende April 2013:

Speicheraufrüstung vorhandener Server auf 16 GB mit Betriebssystemupgrade

Ersatz der Lancom-Router durch FritzBox 7390 für die Verbindung ins Internet und VPN Tuchenbach

Umstellung der Email-Sammel-Konten von KEN auf direkten Zugriff zu Host Europe - Einzelkonten

Virenschutzlösung von Kaspersky

Ausschreibung für erforderliche Hard- und Software und EDV-Betreuung

 

Sommer 2013

Vergabe Hardware, Installation und Betreuung

 

Oktober/November 2013

Anschaffung Server und Installation mit Testbetrieb

 

bis Mitte 2014

restliche Anschaffungen Hard- und Software

Endinstallation und Inbetriebnahme

Aufrüsten bisheriger Server zum Backupserver mit örtlicher Auslagerung

 

Es wird ergänzt, dass sich bei der Besprechung gezeigt hat, dass der jetzige Server mit dem vorhandenen Betriebssystem nur maximal 4 GB Hauptspeicher zulässt, davon jedoch bereits im Leerlauf 3 GB verbraucht werden. Somit werden im Betrieb die Dateien ständig ausgelagert, was die Performance erheblich beeinträchtigt. Der Emailverkehr läuft über den KEN!-Server, der nur mit 32 bit-Clients betrieben werden kann und dadurch ebenfalls sehr langsam ist.

 

Wichtig ist, zunächst die neue Hardware mit der erforderlichen Software zu installieren und dann den richtigen Termin für die Datenportierung zu finden. Die Emails sollten dann entweder auf dem Server von Host Europe bleiben, oder auf dem Fileserver zentral liegen.

 

Fragen nach einem gemeinsamen Kalenderzugriff werden dahingehend erklärt, dass man dies erst nach Abschluss der Umstellung in Angriff nehmen sollte. Eine Möglichkeit wäre der Microsoft Exchange Server, der sehr teuer ist und großen Administrationsaufwand benötigt. Es lassen sich sicher günstigere Lösungen mit Outlook realisieren.

 

Zunächst müsste eine möglichst genaue Beschreibung des  künftigen Konzepts erarbeitet werden um realistisch vergleichbare Angebote zu erhalten. Daran müsste auch die gesamte Verwaltung beteiligt werden, welche die Anforderung in der Praxis kennt.

 

Es wird auch bezweifelt, dass die Kostenansätze für die gesamte Maßnahme ausreichend sind.

 

Es wurde nur eine vorläufige Kostenschätzung für den Haushalt 2013 vorgenommen und sieht die Möglichkeit, aufgrund der später vorliegenden Angebote den Ansatz für 2014 nochmals zu erhöhen.

 

Die Gemeinschaftsversammlung signalisiert Zustimmung zu dem unterbreiteten Konzept.

 

 

Tagesordnungspunkt a 4

Haushalt 2013; Beratung und Beschlussfassung

Kämmerin Morjan erläutert den als Anlage dieser Niederschrift beigefügten Haushaltsentwurf der enthaltenen Stellungnahme. Es wurden in 2013 20.000 € für die EDV-Anlage angesetzt, wobei 12.000 € ein Rest aus 2012 sind. Eingeplant wurde eine zusätzliche Kraft in TVöD 9 für ½ Jahr.

 

Es wird bemängelt, dass die Ergebniszahlen aus 2011 fehlen und somit kein Vergleich möglich ist. Auch wären mehrere Kennzahlen zum Vergleich wünschenswert.

 

Frau Morjan hätte die Zahlen ermitteln können, wenn nicht für 2 ½ Tage das Berichtswesen wegen eines Programmfehlers ausgefallen wäre.

 

Es lage noch nie bei den Haushaltsberatungen das Vorjahresergebnis vor.

 

Auch stellt sich die Frage, ob die neue Kraft bereits 1 ½ Jahre vor Ausscheiden des Geschäftsstellenleiters eingestellt werden muss.

 

Frau Morjan erklärt dies mit der Vielseitigkeit der Aufgaben in die eine gründliche Einarbeitung erforderlich ist.

Eine Entscheidung fällt später und das Geld, falls nicht benötigt, bleibt übrig.

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt die Haushaltssatzung 2013 mit ihren Anlagen Haushaltsplan und Stellenplan, welche im Ergebnishaushalt mit Erträgen und Aufwendungen in Höhe von je 712.800 € und im Finanzhaushalt aus laufender Verwaltungstätigkeit mit Ein- und Auszahlungen in Höhe von je 703.950 € und aus Investitionstätigkeit mit Einnahmen und Auszahlungen in Höhe von je 15.000 € abschließt.

 

 

Tagesordnungspunkt a 5

Abendöffnungszeiten der Verwaltung

Vorlage der Verwaltung: „Vor einigen Jahren wurden die Öffnungszeiten der Verwaltung ausgedehnt. Während die Öffnung des Bürgerbüros in Obermichelbach an Montagen nachmittags angenommen wird, zeigt sich, dass die Öffnung der Verwaltung mittwochs in Tuchenbach bis 19 Uhr und donnerstags in Obermichelbach bis 19 Uhr fast gar nicht in Anspruch genommen wird. An den meisten Tagen ist überhaupt kein Parteiverkehr zu verzeichnen, wenige Male 1 oder 2 Personen. Außerdem stehen wir für die Bürger nach telefonischer Vereinbarung auch außerhalb der offiziellen Öffnungszeiten zur Verfügung."

Vorsitzender Jäger meint, dass der gesamte Tag sehr lang wird und sich die Mitarbeiter nach Dienstschluss sehnen.

Kämmerin Morjan stellt in der letzten Arbeitsstunde einen deutlichen Leistungsabfall fest, der durch die lange Tagesarbeitszeit entsteht.

Bgm. Eder sieht die Notwendigkeit der Änderung nicht für die Verwaltungsstelle in Tuchenbach, nachdem die Bürger sich dort positiv geäußert haben.

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, dass die Abendöffnungszeiten der Verwaltung in Obermichelbach donnerstags ab 1.2.2013 von 19 auf 18 Uhr verkürzt werden. Die Nachmittagsöffnung in Tuchenbach mittwochs von 15 bis 19 Uhr bleibt bestehen.

 

 

Tagesordnungspunkt a 6

Ernennung eines/r stellvertretenden Leiters/-in für das Standesamt

Geschäftsstellenleiter Weißlein erklärt, dass aufgrund der Einführung des elektronischen Registers im Standesamt per Gesetz ab 1.1.2013 zwingend die Bestellung eines stv. Leiters des Standesamts erforderlich ist. Dies geschieht durch Beschluss und Aushändigung einer Urkunde.

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt, Frau Silke Morjan ab Januar 2013 zur stellvertretenden Leiterin des Standesamtes zu ernennen.

 

 

Tagesordnungspunkt a 7

Mitteilungen und Anfragen

Es wird die Frage nach den Öffnungszeiten für das Volksbegehren gestellt.

 

Geschäftsstellenleiter Weißlein erklärt, dass erweiterte Öffnungszeiten bestehen, auch abends und an einem Samstag. Die Bekanntmachung ist bereits erfolgt.

 

Beginn der Sitzung:    19:00 Uhr

Ende   der Sitzung:     21:20 Uhr

 

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