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Verwaltungsgemeinschaft Obermichelbach-Tuchenbach  |  E-Mail: info@vg-obermichelbach-tuchenbach.de  |  Online: http://www.vg-obermichelbach-tuchenbach.de

Sitzung der Gemeinschaftsversammlung vom 15.12.2011

Bericht

 

Internetbericht

über den öffentlichen Teil

 

der Sitzung der Gemeinschaftsversammlung vom 15. Dezember 2011

im Sitzungssaal des Rathauses in Tuchenbach

 

 

Tagesordnung:

 

a) öffentliche Sitzung

  • 1. Anerkennung der Niederschrift über den öffentlichen Teil der Sitzung vom 7. Juli 2011
  • 2. Bericht über die Erledigung früherer Tagesordnungspunkte
  • 3. Gesamtkonzept EDV-Anlage; Grundsatzbeschluss
  • 4. Haushalt 2012; Beratung und Beschluss
  • 5. Vergabegrundsätze
  • 6. Mitteilungen und Anfragen

 

b) nichtöffentliche Sitzung

 

Tagesordnungspunkt a 2

Bericht über die Erledigung früherer Tagesordnungspunkte

Sitzung vom 7.7.2011
zu TOP a 2: Vergabegrundsätze sind auf der aktuellen Tagesordnung

zu TOP a 3: Die Öffnungszeiten des Bürgerbüros wurden ab 1.9. ohne negative Auswirkungen reduziert

zu TOP a 4: Mitteilung und Anfragen

  • Inzwischen wurde ein A3-Farbdrucker zum Preis vom 2.309,91 € gekauft. Für die Wartung und den Tonerverbrauch wurde ein 60-Monatsvertrag mit mtl. Kosten von 57,40 € + MWSt. abgeschlossen.
  • Die Word-Vorlagen für das Mitteilungsblatt sind in die Homepage eingestellt. Momentan wird diese Möglichkeit jedoch nur zu etwa 20 % von den Vereinen genutzt.

zu TOP b 2: Verlängerung des Vertrages über die Stadtlizenz

Der Vertrag mit der EDV-Firma über die Stadtlizenz wurde unterzeichnet. Die neue Oberfläche MoVe wurde problemlos eingesetzt und nach kurzer Schulung auch angenommen. Für die Nutzung der Poststelle ist derzeit die Schaffung der Hardwarevoraussetzungen vorrangig. Für das Jahr 2012 ist die Erarbeitung eines Konzepts angedacht. Der Einsatz könnte ab 2013 erfolgen, wobei dieser auch schrittweise möglich wäre.

 

Tagesordnungspunkt a 3

Gesamtkonzept EDV-Anlage; Grundsatzbeschluss

Es liegt folgende Erläuterung der Verwaltung vor:

 

„Aus Sicht der Verwaltung ist ein neues Konzept für unsere EDV aus folgenden Gründen geboten:

  1. Eine revisionssichere Dokumentenablage erfordert eine ausgelagerte Datensicherung
  2. Die erforderliche Leistungsfähigkeit kann nur durch eine Aufrüstung des Betriebssystems auf 64 bit erzielt werden, was einen neuen Server erfordert.
  3. Das für die Verteilung der Emails, den Virenschutz und die Faxverteilung zuständige Programm KEN! wird nicht mehr supportet. Hierfür ist aufgrund immer häufiger auftretender Probleme ein Ersatz erforderlich.
  4. Benötigt wird eine Hard- und Softwareumgebung, die auch während der Vertretungszeiten und nach Ausscheiden des Geschäftsstellenleiters Ende 2014 eine Fehlerbehebung und Administration über Remotezugriff ermöglicht.

Es wurde von 7 Firmen die Erstellung eines Konzepts mit Angeboten erstellen lassen, wonach die Kosten zwischen ca. 30.000 und 80.000 € kalkuliert sind.

Als akzeptabel zeichnet sich folgende Lösung ab, für die Kosten in Höhe von maximal 35.000 € ausreichen dürften:

  • Ein neuer leistungsfähiger Fileserver mit dem Betriebssystem WinServer 2008 R2 und virtuellen Serverfunktionen
  • Netzwerkaufrüstung auf Gbit
  • Die Arbeitsplätze haben nur noch Thin-Client-Funktion, d.h. die Programme laufen nur noch zentral auf dem Server, während die Arbeitsplatzrechner fast nur noch als Bildschirm dienen. Dadurch erspart man sich das Upgrade auf Windows7, Programmupdates finden nur noch  einmal am Server statt und die Administration ist ebenfalls nur am Server auszuführen.
  • Die Datensicherung wird in das Gebäude des gdl. Bauhofs ausgelagert, welches bereits über eine Datenleitung angebunden ist.
  • Für die Emailspeicherung wird Microsoft Exchange beschafft, womit auch die Führung eines gemeinsamen Kalenders möglich wird.

In den genannten Kosten sind die gesamte erforderliche Hard- und Software, alle Lizenzen und die vollständige Installation aller Programme enthalten.

Eine Entscheidung über die Beschaffung sollte in der ersten Hälfte 2012, die Installation im Herbst 2012 erfolgen. Zunächst ist ein Grundsatzbeschluss erforderlich, um die Kosten in den Haushalt einplanen zu können.

Der Haushaltsentwurf enthält die Alternativen, die gesamte Anlage über die Umlage zu finanzieren oder hierfür ein Darlehen über 30.000 € mit einem angenommenen Zinssatz von 2,15 % aufzunehmen. Bei einer Darlehensfinanzierung würde sich die Belastung auf 5 Jahre gleichmäßig verteilen."

Ein Mitglied vertritt die Auffassung, dass zunächst die laufenden Projekte abgeschlossen werden sollten, bevor weitere Neuerungen vorgenommen werden. Wichtig wäre eine Ist-Analyse, um feststellen zu können, was aktuell erforderlich ist, um die vorhandenen Probleme zu beseitigen. Es ist auch eine schrittweise Umstellung denkbar.

 

Ein anderes Mitglied sieht zunächst die folgenden 4 Punkte als wichtig an: Dokumentation - Datensicherung - Software und die Prüfung der Prozesse. Zunächst sollte die Doppik abgeschlossen sein. Mit geringen Mitteln lässt sich z.B. die Netzgeschwindigkeit erhöhen. Für den Emailverkehr und Virenschutz muss Ersatz gefunden werden, der auch weiterhin eingesetzt werden kann.

Für Vorsitzenden Jäger ist die Doppik ein Dauerthema, das nicht so schnell abgeschlossen werden kann. Jedoch ist auch das Dokumentenmanagement ein wichtiges Thema, das nicht zulange hinausgeschoben werden soll. Für die Einführung ist aber der richtige Zeitpunkt abzuwarten.

 

Der Geschäftsstellenleiter verweist darauf, dass er für eine umfassende EDV-Umstellung ab der 2. Hälfte 2013 keine Möglichkeit mehr sieht, weil dann 4 Wahlen kurz hintereinander anstehen. Es sollte vermieden werden, jetzt Investitionen für Produkte zu tätigen, die dann nicht mehr gebraucht werden. Die vorgeschlagenen Anschaffungen schaffen nur die Voraussetzungen für das Dokumentenmanagement, lassen den Einführungszeitpunkt jedoch offen.

 

Es wird durch ein Mitglied die Möglichkeit vorgebracht, zunächst die bestehenden Probleme mit einem Teil der vorgesehenen Kosten zu beseitigen und später ein neues Konzept zu verwirklichen, ohne dass die Investitionen verloren sind.

 

Man spricht sich für eine Ist-Analyse aus, wobei er für dieses Jahr einen Ansatz im Haushalt mit 15.000 € als ausreichend ansieht. Sollte sich doch für ein umfassenderes Konzept entschieden werden, wäre auch ein Nachtragshaushalt möglich.

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschießt, dass in 2012 auf Grundlage einer Ist-Analyse die bestehenden Probleme der EDV-Anlage beseitigt werden sollen und hierfür ein Betrag in Höhe von 15.000 € im Haushalt 2012 bereitgestellt wird. Über den Umfang und die Beschaffung selbst wird gesondert entschieden.

Tagesordnungspunkt a 4

Haushalt 2012; Beratung und Beschlussfassung

Kämmerin Silke Morjan stellt den Haushaltsplanentwurf in 2 Varianten für das Jahr 2012 vor.

 

Es liegt außerdem eine Vorlage mit folgendem Inhalt vor:

„Der Haushaltsplan wurde in 2 Varianten erstellt, wobei nur die Variante ohne Darlehensaufnahme aus Ersparnisgründen komplett ausgedruckt beigefügt ist. Der nicht gedeckte Bedarf im Ergebnishaushalt erhöht sich gegenüber dem Vorjahr um ca. 15.000 € und die Umlage pro Einwohner um 2,35 € = 2,12 %. Im Finanzhaushalt erhöht sich bei Variante 1 der nicht gedeckte Bedarf von 8.000 € im Vorjahr auf 40.500 € im laufenden Jahr und die Umlage pro EW von 1,8051 € auf 9,05 €.

Bei Variante 2 mit Darlehensaufnahme erhöht sich der nicht gedeckte Bedarf auf 11.950 € und die Umlage pro EW auf 2,67 €.

In der Planung wurde eine tarifliche Erhöhung der Lohnkosten von 3 % angenommen. Die vorgesehenen Personalveränderungen einschl. Höhergruppierungen sind berücksichtigt. Durch den Wegfall der Leistungen für eine Mitarbeiterin ergibt sich bei den Gesamtpersonalkosten keine Veränderung. Ein wesentlicher Posten ist der Ansatz für die Rechnungsprüfung mit insges. 7.800 €, wovon 2.500 € für die Prüfung durch das Landratsamt und der Rest für die Prüfung der Eröffnungsbilanz durch den Prüfungsverband angesetzt sind. Aufgrund des erkennbaren Bedarfs, vor allem aufgrund der Einstellung neuer Mitarbeiter, wurde der Ansatz für Schulungskosten um 5.500 € erhöht.

Die restlichen Mehrkosten beruhen auf geringfügigen Anpassungen.

Im Finanzhaushalt schlägt natürlich die vorgesehene Investition für die EDV-Anlage zu Buche."

Es wird auf frühere Forderungen verwiesen, dass die Umlagen wieder sinken sollten und der Zenit der Kostensteigerung bald erreicht sein muss.

 

Gemeinschaftsvorsitzender Jäger sieht die Umlage im Rahmen anderer vergleichbarer VG´s.

 

Geschäftsstellenleiter Weißlein verweist auf zusätzliche Ausgaben in nicht unerheblicher Höhe durch gesetzliche Zuweisung, wie z.B. den neuen Personalausweis oder die künftige zentrale Speicherung der Standesamtsdaten.

 

Die Gemeinschaftsversammlung beschließt die als Anlage dieser Niederschrift beigefügte Haushaltssatzung 2012 mit ihren Anlagen Haushaltsplan und Stellenplan, welche im Ergebnishaushalt mit Erträgen und Aufwendungen in Höhe von je 646.420 € und im Finanzhaushalt aus laufender Verwaltungstätigkeit mit Ein- und Auszahlungen in Höhe von je 639.220 € und aus Investitionstätigkeit mit Einnahmen und Auszahlungen in Höhe von je 25.500 € abschließt.

Tagesordnungspunkt a 5

Vergabegrundsätze

Es liegt folgende schriftliche Erläuterung der Verwaltung vor:

 

„In der Vergangenheit wurde bei kurzfristig erforderlichen Anschaffungen von EDV-Hardware grundsätzlich immer bei den Lieferanten mit Rabatten für den öffentlichen Dienst die Preise ermittelt und gleichzeitig auch im Internet nach einem günstigeren Preis gesucht, worauf sehr darauf geachtet wurde, dass diese gute Referenzen hatten und eine Bezahlung über Paypal oder gegen Rechnung möglich war. Mit dieser Vorgehensweise konnten bisher beachtliche Einsparungen erzielt werden."

 

Die Gemeinschaftsversammlung sieht die, während der Rechnungsprüfung aufgekommene Frage als ausreichend beantwortet.

 

Tagesordnungspunkt a 6

Mitteilungen und Anfragen

 

Gemeinschaftsvorsitzender Jäger informiert die Mitglieder der Gemeinschaftsversammlung darüber, dass der Gemeinderat Herrn Beer zum 31.12.2011 aus dem Ehrenamt entlassen hat und somit auch nicht mehr der Gemeinschaftsversammlung angehört. Er bedankt sich bei ihm für seinen wesentlichen Beitrag für die Verwaltungsgemeinschaft in seiner langjährigen Mitgliedschaft.

 

 

Es liegt eine Aufstellung der Kosten für Kopien vor, wobei sich die Frage stellt, ob diese den örtlichen Vereinen in Rechnung gestellt werden sollen.

 

Nach kurzer Diskussion einigt man sich darauf, dass diese weiterhin kostenfrei erstellt werden. Sollten jedoch Farbkopien oder -drucke gewünscht werden, sind diese in Rechnung zu stellen.

 

 

Die Verwaltung verweist darauf, dass momentan die Veranstaltungen von Vereinen in Tuchenbach von einer VG-Mitarbeiterin auf der Homepage des Landkreises eingetragen werden. In Obermichelbach wird dies von den Vereinen selbst erledigt. Dies ist einerseits ein wesentlicher Zeitaufwand und führt auch dazu, dass für entstehende Fehler die VG verantwortlich gemacht wird und unter Umständen Änderungen nicht mitbekommt. Aus diesen Einträgen werden auch die Veranstaltungstermine im Mitteilungsblatt entnommen.

 

Künftig sollten die Termine, wie in Obermichelbach, von den Vereinen selbst eingepflegt werden. Bei der nächsten Terminbesprechung könnte die Vorgehensweise gezeigt werden.

 

Die Gemeinschaftsversammlung ist der Meinung, dass bereits die Termineintragung für die 2. Jahreshälfte 2012 von den Vereinen selbst vorgenommen werden soll.

 

 

Es wurde festgestellt, dass im Mitteilungsblatt falsche Veranstaltungsdaten eingetragen waren.

 

Außerdem liegen Beschwerden vor, dass halbseitige Texte in den Wordvorlagen der Druckerei erstellt wurden, diese jedoch entgegen der Vorlage nicht halbseitig quer, sondern halbseitig längs gedruckt wurden, was den eingetragenen Text völlig verändert hat und verfälscht hat. Hier muss die Druckerei nochmals dringend zur Einhaltung der eigenen Regeln ermahnt werden.

 

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